1. Giới thiệu
ISO 45001:2008 là tiêu chuẩn quốc tế về quản lý an toàn, vệ sinh lao động (ATVSLĐ) được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành vào ngày 12 tháng 3 năm 2018. Tiêu chuẩn này được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 nhằm giúp các doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc an toàn, lành mạnh bằng cách ngăn ngừa tai nạn và bệnh liên quan đến công việc, đồng thời chủ động cải thiện liên tục hiệu quả hoạt động về ATVSLĐ. Tiêu chuẩn này có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, bất kể lĩnh vực hay quy mô.
Đối với các doanh nghiệp, việc triển khai ISO 45001 giúp xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý ATVSLĐ hiệu quả, từ đó cải thiện điều kiện làm việc, giảm thiểu rủi ro và loại bỏ các mối nguy về ATVSLĐ. Tiêu chuẩn này cũng giúp các doanh nghiệp giải quyết sự không phù hợp trong hệ thống quản lý ATVSLĐ, từ đó đảm bảo an toàn cho người lao động và cải thiện chất lượng công việc.
Tuy nhiên, việc triển khai các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế (ISO) nói chung và hệ thống quản lý ATVSLĐ theo ISO 45001 nói riêng có thể gặp nhiều khó khăn, thách thức đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) do những hạn chế về nguồn lực, cơ cấu tổ chức và văn hóa doanh nghiệp. Do đó, việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn này cần một lộ trình đơn giản, ưu tiên và sử dụng tài nguyên một cách hợp lý. Bài viết này sẽ phân tích các thách thức và giới thiệu sơ bộ các bước triển khai ISO 45001 cho DNVVN.
2. Thách thức khi triển khai ISO 45001 trong DNVVN
DNVVN chiếm tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế Việt Nam nhưng thường có nguồn lực hạn chế về tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất cũng như tư duy, tập quán và cách thức quản lý lý hệ thống. Điều này khiến việc triển khai một hệ thống quản lý ATVSLĐ theo tiêu chuẩn ISO 45001 có thể gặp nhiều khó khăn. Một số thách thức điển hình gồm:
– Nguồn lực hạn chế: là rào cản “gốc rễ” khiến DNVVN khó tiếp cận ISO 45001, bởi nó tác động đến tài chính, nhân lực, thời gian và cơ sở vật chất. Chi phí tư vấn, đào tạo, chứng nhận và duy trì ISO 45001 hàng năm cao, vượt khả năng của DN. DN cũng thiếu bộ phận ATVSLĐ chuyên trách; cán bộ phụ trách thiếu chuyên môn, chưa am hiểu tiêu chuẩn; lao động thời vụ nhiều, khó đào tạo và duy trì nhận thức về ATVSLĐ. Bên cạnh đó, lãnh đạo và quản lý DNVVN thường kiêm nhiệm nhiều việc nên không đủ thời gian để xây dựng và duy trì hệ thống ISO 45001. Cơ sở vật chất và công nghệ lạc hậu, cộng với việc quản lý hồ sơ thủ công, chưa đáp ứng yêu cầu tài liệu hóa và truy xuất thông tin của ISO 45001.
– Nhận thức và cam kết của lãnh đạo: là yếu tố then chốt quyết định đến hiệu quả triển khai ISO 45001. Không ít lãnh đạo coi ATVSLĐ chỉ là gánh nặng tuân thủ, chưa thấy rõ giá trị chiến lược và lợi ích lâu dài. Việc tiếp cận thông tin, đào tạo và trao đổi với chuyên gia còn hạn chế, trong khi thuật ngữ, quy định của tiêu chuẩn lại phức tạp, khiến mức độ hiểu biết chưa đầy đủ. Cam kết của lãnh đạo cũng chưa rõ ràng: thiếu gương mẫu, ít ưu tiên phân bổ nguồn lực và thiếu tính liên tục, thường chỉ quan tâm khi có sự cố hoặc bị kiểm tra. Điều này không chỉ khiến hệ thống ISO 45001 dễ rơi vào hình thức, mà còn làm NLĐ thiếu niềm tin, giảm động lực tuân thủ và khó hình thành văn hóa an toàn bền vững trong doanh nghiệp.
– Quy trình quản lý đơn giản: giúp DNVVN vận hành linh hoạt nhưng lại hạn chế khi áp dụng ISO 45001, vốn yêu cầu hệ thống rõ ràng, minh bạch và được kiểm soát bằng tài liệu. Nhiều doanh nghiệp chưa phân công cụ thể, thiếu quy trình chuẩn về đánh giá rủi ro, điều tra tai nạn hay ứng phó khẩn cấp; giám sát chủ yếu dựa vào quan sát trực tiếp, không duy trì chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act). Điều này khiến việc chứng minh tuân thủ khó khăn, hệ thống dễ mang tính hình thức và khó duy trì bền vững khi nhân sự thay đổi hoặc quy mô mở rộng.
– Hệ thống tài liệu và hồ sơ phức tạp: là một thách thức lớn đối với DNVVN khi triển khai ISO 45001. Tiêu chuẩn này yêu cầu doanh nghiệp phải xây dựng và duy trì nhiều loại tài liệu như chính sách ATVSLĐ, quy trình quản lý, ứng phó khẩn cấp, hồ sơ hoạt động và bằng chứng tuân thủ. Tuy nhiên, hầu hết DNVVN không có bộ phận ATVSLĐ chuyên trách, việc soạn thảo thường do nhân sự kiêm nhiệm, thiếu kỹ năng quản trị tài liệu, dẫn đến việc xây dựng và duy trì hồ sơ thiếu tính hệ thống và không đáp ứng yêu cầu. Điều này khiến doanh nghiệp khó chứng minh sự tuân thủ trong các kỳ đánh giá, không đảm bảo được tính cải tiến liên tục, đồng thời làm gia tăng nguy cơ tai nạn và rủi ro tại nơi làm việc.
3. Khái quát các bước triển khai ISO 45001 cho DNVVN
Bước 1: Giai đoạn chuẩn bị
– Khảo sát hiện trạng và xác định phạm vi: Doanh nghiệp cần bắt đầu bằng việc khảo sát toàn diện hiện trạng ATVSLĐ, bao gồm điều kiện làm việc, trang thiết bị, quy trình vận hành và hồ sơ tai nạn – sự cố đã xảy ra, qua đó xác định phạm vi áp dụng hệ thống và nhận diện các mối nguy, rủi ro đặc thù theo ngành nghề, quy mô và môi trường sản xuất. Đồng thời, doanh nghiệp phải phân tích bối cảnh hoạt động như thị trường, pháp luật, khách hàng, đối tác và cộng đồng, cũng như xác định nhu cầu, mong đợi của các bên liên quan, nhằm bảo đảm hệ thống ISO 45001 gắn liền với thực tiễn kinh doanh và yêu cầu pháp lý.
– Cam kết của lãnh đạo: Lãnh đạo doanh nghiệp cần thể hiện cam kết mạnh mẽ đối với ATVSLĐ, coi đây là mục tiêu gắn liền với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Cam kết này phải được thể hiện thông qua việc ban hành chính sách ATVSLĐ rõ ràng, dễ hiểu; bố trí nguồn lực đầy đủ về tài chính, nhân sự và thời gian.
– Thành lập Ban ISO 45001: Doanh nghiệp cần thành lập ban ISO 45001 gồm lãnh đạo, quản lý sản xuất và cán bộ phụ trách ATVSLĐ. Phân định rõ vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận để chỉ đạo và điều phối quá trình triển khai, tránh tình trạng kiêm nhiệm hình thức.
Bước 2: Xây dựng hệ thống
– Xác định các yêu cầu về ATVSLĐ: gồm các yêu cầu pháp luật của quốc tế, quốc gia; các yêu cầu pháp luật của địa phương, ngành nghề; và yêu cầu của các bên liên quan như khách hàng, đối tác…
– Thiết lập chính sách và mục tiêu: Xây dựng chính sách và mục tiêu ATVSLĐ cụ thể, đoa lường được, phù hợp với đặc thù hoạt động và quy mô sản xuất.
– Quản lý rủi ro: Doanh nghiệp cần xây dựng phương pháp nhận diện mối nguy, đánh giá rủi ro và cơ hội, đồng thời lập kế hoạch kiểm soát rõ ràng cho từng nhóm rủi ro. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể học hỏi từ thực tiễn bằng cách phân tích các vụ tai nạn, sự cố đã xảy ra để rút kinh nghiệm và cải tiến biện pháp phòng ngừa.
– Xây dựng hệ thống tài liệu ISO 45001: Hệ thống tài liệu nên được xây dựng theo hướng tinh gọn theo đúng tinh thần ISO 45001, gồm: chính sách và mục tiêu; các quy trình cơ bản cần thiết; hướng dẫn công việc và biểu mẫu-hồ sơ. Điều quan trọng là tài liệu phải ngắn gọn, dễ hiểu, dễ vận hành nhưng vẫn đủ để chứng minh sự tuân thủ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xây dựng “Danh mục yêu cầu pháp luật” và thực hiện đánh giá tuân thủ định kỳ, nhằm bảo đảm hệ thống quản lý phù hợp với bối cảnh pháp lý Việt Nam, đồng thời giúp phòng ngừa rủi ro pháp lý và nâng cao uy tín với đối tác, khách hàng.
Bước 3: Triển khai áp dụng
– Phổ biến và áp dụng hệ thống: Các chính sách, quy trình và hướng dẫn cần được phố biến tới toàn bộ NLĐ và cán bộ quản lý, với cách giải thích gắn liền ví dụ thực tiễn trong công việc hàng ngày để dễ hiểu, dễ áp dụng. DN cũng phải tổ chức đào tạo cho ba nhóm bắt buộc: (1) toàn bộ người lao động, nhằm nâng cao nhận thức và kỹ năng an toàn cơ bản; (2) cán bộ phụ trách ATVSLĐ, với nội dung chuyên sâu về quản lý rủi ro, pháp luật và quy trình ISO 45001; (3) đội ngũ đánh giá viên nội bộ, tập trung vào phương pháp đánh giá cùng kỹ năng nhận diện, phân tích sự không phù hợp.
– Theo dõi giám sát và lưu trữ hồ sơ: Quá trình triển khai cần gắn liền với giám sát hiện trường và lưu trữ hồ sơ minh chứng, gồm phiếu nhận diện mối nguy, đánh giá rủi ro – cơ hội, nhật ký huấn luyện, biên bản sự cố và báo cáo các truường hợp suýt xảy ra tai nạn (near-miss). Các hoạt động này nên được lồng ghép vào sinh hoạt thường ngày như họp ca hay kiểm tra định kỳ, để hệ thống ISO thực sự trở thành một phần của sản xuất, thay vì mang tính hình thức.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng kiểm soát an toàn đối với nhà thầu và khách đến làm việc, thông qua việc yêu cầu có phương án an toàn, tổ chức hướng dẫn trước khi vào xưởng và giám sát quá trình thực hiện. Đây là khâu thường bị bỏ sót trong DNVVN nhưng lại có ý nghĩa quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro phát sinh từ các hoạt động bên ngoài.
Bước 4: Đánh giá và cải tiến hệ thống
– Đánh giá nội bộ: Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch và thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ, tối thiểu một lần mỗi năm hoặc thường xuyên hơn nếu có rủi ro cao) để kiểm tra mức độ tuân thủ và hiệu quả của hệ thống.
– Xem xét của lãnh đạo: Lãnh đạo doanh nghiệp cần xem xét các báo cáo đánh giá nội bộ, kết hợp với phân tích các báo cáo sự cố, tai nạn lao động để xác định nguyên nhân gốc rễ và đưa ra quyết định cải tiến cần thiết.
– Hoạt động cải tiến: Dựa trên kết quả đánh giá nội bộ, doanh nghiệp phải triển khai hoạt động cải tiến, tập trung khắc phục triệt để các điểm không phù hợp, với phân công trách nhiệm rõ ràng, thời hạn hoàn thành minh bạch, cùng báo cáo và bằng chứng khắc phục đầy đủ. Đây là yêu cầu then chốt nhằm bảo đảm hệ thống quản lý ATVSLĐ không “đóng băng” sau khi được chứng nhận, mà luôn được cập nhật và cải tiến liên tục theo chu trình PDCA.
Bước 5: Đánh giá chứng nhận
Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành đánh giá chứng nhận. Với đặc thù nguồn lực hạn chế, các DNVVN dễ gặp rủi ro bị đánh giá “không phù hợp” nếu thiếu hồ sơ minh chứng hoặc quy trình chưa đầy đủ.
Để giảm thiểu nguy cơ này, doanh nghiệp nên:
– Thực hiện đánh giá nội bộ đơn giản bằng checklist ngắn gọn trước khi mời tổ chức chứng nhận, nhằm rà soát lại hồ sơ, quy trình và khắc phục kịp thời các điểm yếu.
– Lựa chọn tổ chức chứng nhận phù hợp, ưu tiên các đơn vị có kinh nghiệm làm việc với DNVVN, am hiểu bối cảnh pháp luật và môi trường sản xuất tại Việt Nam, đồng thời hiểu rõ đặc thù ngành nghề của doanh nghiệp.
Quá trình đánh giá chứng nhận được thực hiện qua hai giai đoạn: (1) đánh giá tài liệu, gồm việc xem xét chính sách, quy trình và hồ sơ minh chứng; (2) đánh giá hiện trường, thông qua quan sát sản xuất, phỏng vấn người lao động và quản lý, đối chiếu quy trình với thực tiễn. Nếu đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được cấp chứng chỉ ISO 45001, khẳng định hệ thống quản lý ATVSLĐ phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế.
Bước 6: Duy trì và cải tiến liên tục
Sau khi đạt chứng nhận, DN cần chú trọng duy trì và cải tiến hệ thống. Thực tế cho thấy nhiều DN thiếu kế hoạch dài hạn, thậm chí có xu hướng “buông lỏng” sau khi đạt chứng nhận, dẫn đến hệ thống không còn được cập nhật và vận hành hiệu quả.
Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp cần:
– Thiết lập chu kỳ PDCA rõ ràng, trong đó: Plan – định kỳ xem xét và cập nhật mục tiêu ATVSLĐ; Do – triển khai các biện pháp kiểm soát tại hiện trường; Check – theo dõi, đo lường kết quả, phân tích sự cố và các trường hợp suýt xảy ra tai nạn; Act – điều chỉnh, cải tiến biện pháp.
– Khuyến khích sự tham gia của NLĐ bằng cách ghi nhận và áp dụng các sáng kiến cải tiến an toàn từ thực tế công việc, qua đó tăng cường tinh thần gắn kết và trách nhiệm tập thể.
– Tích hợp ISO 45001 với các hệ thống quản lý khác như ISO 9001 hoặc ISO 14001 nhằm tránh chồng chéo, nâng cao hiệu quả quản trị và tiết kiện chi phí cho DN.
4. Kết luận
Việc áp dụng ISO 45001 trong các DNVVN tuy gặp nhiều khó khăn về nguồn lực, nhân sự và cơ chế quản lý, nhưng hoàn toàn khả thi nếu được thực hiện theo lộ trình phù hợp. Cốt lõi của quá trình này nằm ở việc lựa chọn cách tiếp cận tinh gọn, tận dụng nguồn lực sẵn có, áp dụng các công cụ quản lý đơn giản nhưng hiệu quả, duy trì sự cam kết của lãnh đạo và sự tham gia tích cực của NLĐ, đồng thời từng bước xây dựng và nuôi dưỡng văn hóa an toàn tại nơi làm việc.
ISO 45001 không chỉ dừng lại ở giá trị của một “chứng chỉ” để đáp ứng yêu cầu bên ngoài, mà quan trọng hơn, đây là công cụ quản trị rủi ro chiến lược, giúp doanh nghiệp giảm thiểu TNLĐ, bảo vệ sức khỏe NLĐ, tiết kiệm chi phí dài hạn và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Trong bối cảnh hội nhập sâu rộng, việc từng bước xây dựng và duy trì hệ thống quản lý ATVSLĐ theo ISO 45001 không chỉ nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, mà còn góp phần vào mục tiêu phát triển kinh tế gắn liền với an toàn và hạnh phúc của người lao động.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- International Organization for Standardization (2018), “ISO 45001:2018 – Occupational health and safety management systems, Geneva”.
- Chính phủ (2021), “Nghị định 80/2021/NĐ-CP, Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của luật hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa”, ban hành ngày 26 tháng 8 năm 2021.
- Bandar Alsheef (2025), “The ISO 45001: A systematic review of global adoption trends, outcomes, and barriers (2018- 2023)”, International Journal of Innovative Research and Scientific Studies, 8(5):1127-1136. DOI:10.53894/ijirss.v8i5.8970.
- Nguyen, H. T., & Poggi, C. (2025), “A case study of occupational safety and health in Vietnam’s ICT manufacturing SMEs, Truy cập lần cuối ngày 08/8/2025, từ: https://www.afd.fr/sites/default/files/2025-07/pr363.pdf.
VNNIOSH
